Sgombrate la mente e sarete più produttivi

Detto, fatto! di David Allen propone ai lettori interessati a migliorare la propria produttività il celebre metodo GTD (Getting Things Done) elaborato da Allen da più di tre decenni.

Si tratta di un saggio di facile lettura che, spesso, sconfina nel manuale: Allen non si “limita” alla teoria, ma dà utili e particolareggiati consigli su come attuare nel concreto il suo metodo.

Un metodo, il GTD, “concettualmente” assai semplice (non per nulla, l’Autore lo definisce “naturale”), ma che, all’atto pratico, si può avere più di una resistenza a seguire compiutamente.

Allen ne è cosciente e avverte che non è necessario, per ottenere dei risultati, che il metodo sia seguito alla lettera pedissequamente: è, infatti, non solo possibile adattare il metodo alle proprie esigenze; ma anche solo attuare i principi cardine e arrivare a seguirlo per intero quando ci si sente pronti.

Uno dei principi cardine del metodo GTD è che la mente, per essere più produttiva, deve essere sgombra da tutte quelle questioni in sospeso che, di solito, la tengono impegnata e, anche per tale motivo, diventano generatrici di stress.

La mente, avverte Allen, non è fatta per ricordare le incombenze, ma per elaborare i pensieri.

Di conseguenza, Allen spinge coloro che vogliono essere produttivi, ma abbattere lo stress, a compilare una serie di liste da tenere sempre aggiornate e da poter consultare all'occorrenza.

Le liste che Allen individua come assolutamente necessarie sono: Lista «Progetti»; Materiale di supporto dei progetti; Azioni sul calendario e relative informazioni; Liste «Prossime azioni»; Lista «In attesa»; Materiale di riferimento; Lista «Prima o poi/forse».

Di ognuna di esse, Allen spiega la ragion d’essere e come crearla e gestirla al meglio.

Il senso ultimo, ad ogni modo, è di avere un secondo cervello in cui memorizzare tutto (liberando memoria nel “primo”) e da poter consultare con immediatezza ogni volta che occorre.

Se, però, un’azione la si può concludere in due minuti, ovvero in un tempo inferiore a quello che servirebbe a capire in quale delle liste su menzionate andrebbe inserita, allora è meglio portarla subito a termine: non solo si avrà un’azione in meno di svolgere in futuro, ma, nell’immediato, si avrà una benefica sensazione di “vittoria” generata proprio dall’aver portato a termine un’incombenza.

Un metodo, quello di Allen, che, non solo aumenta la produttività lavorativa, ma che l’Autore consiglia di attuare pure nella vita privata, anche solo per evitare che la nostra mente si riempia di nuovo di questioni lasciate in sospeso (non in ufficio, ma a casa).

Una volta che la mente è sgombra, e noi siamo alleggeriti dallo stress generato dai sensi di colpa, tornano a farsi vivi i pensieri produttivi e vincenti.

Un libro, quello di Allen di cui si consiglia un’attenta lettura.

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