Database | A cosa servono e come crearli

Purtroppo non ho la memoria di Pico della Mirandola.

Mai avuta e non credo che, con l’avanzare dell’età, io possa migliorare.

Di informazioni da ricordare, però, ne ho molte.

Ecco, allora, che ho aperto alcuni database che mi aiutano a gestire e monitorare una serie di attività.

🔴 Quando un database viene chiamato in altro modo

Spesso, quando parlo dei miei database con qualcuno, ho la sensazione di essere guardato come si guarda uno strano individuo.

La ragione sta nel fatto che la maggior parte delle persone non realizza di utilizzare almeno un database, perché dà loro nomi differenti.

Di esempi da fare di database che non vengono percepiti come tali, ce ne sono parecchi.

Che dire, ad esempio, del fatto che chiunque usi un cellulare, tiene costantemente aggiornato il database dei contatti (la rubrica telefonica)?

O di quanti amano cucinare e sono muniti di un ricettario?

O di chi annota le spese sostenute?

O i propri allenamenti in palestra?

Tutti database, anche di una certa complessità, nei quali memorizzare le informazioni, in vista di un loro utilizzo, più o meno nell’immediato.

🟢 Il metodo

Per utilizzare nel migliore dei modi un database è bene essere metodici e selettivi.

Non ha senso, ad esempio, registrare in un database informazioni che andrebbero inserite in un altro database.

Ha senso, invece, aprire più database differenti (magari da mettere in relazione tra loro) in cui memorizzare le informazioni relative.

Ad esempio, non ha senso inserire nel proprio ricettario i contatti dei ristoratori che, invece, è opportuno registrare nella rubrica telefonica (e viceversa).

Inoltre, ogni informazione che si vuole inserire in un database, va scomposta in tante sotto-informazioni da registrare nei “campi” relativi.

Un database dei contatti, ad esempio, avrà un “campo” dedicato al numero di cellulare e uno alla email; così come in un ricettario si farà distinzione tra un primo o un secondo…

🔵 La progettazione

In fase di progettazione di un database, quindi, si deve avere un’idea precisa di ciò che si vuole memorizzare in esso e di come scomporre le informazioni.

Ad esempio, se si vuole tenere traccia nel dettaglio di una propria abitudine, come può essere la lettura, si deve ragionare su quali informazioni si ritengono necessarie e quali, invece, non vale la pena memorizzare.

Di un libro letto sarà sicuramente opportuno ricordare l’autore e il titolo, ma può non essere di alcuna utilità ricordare il nome dell’editore o di quante pagine era composto.

Nel progettare il database delle letture, allora, sarà necessario avere un “campo” Autore, uno Titolo, ma non uno Editore e uno Pagine (a meno di non voler sapere il numero totale di pagine lette in un anno o per la preparazione di un esame universitario. In tal caso, il “campo” Pagine va creato).

🟠 Notion

Fino a qualche anno fa, progettare un database da gestire con il proprio computer o smartphone richiedeva competenze che non erano molto comuni.

Oggi, invece, grazie a strumenti come Notion, gestire un database è diventata un’operazione quasi alla portata di tutti.

Il modo più semplice per creare un database con Notion è aprire una tabella in una pagina.

Ogni colonna della tabella corrisponde a un “campo” del database e ogni riga a una scheda.

Con Notion, cliccando sul primo “campo” della riga, si apre la scheda in fondo alla quale c’è uno spazio/pagina in cui si possono scrivere liberamente tutte quelle informazioni che non avrebbe senso “costringere” in un “campo” determinato.

In fondo alla tabella, si può chiedere a Notion, per ogni colonna, di darci un report totale, in modo da rendere immediato un primo monitoraggio.

Ad esempio si può monitorare il numero totale delle schede contenute nel database; ma anche la somma totale delle spese sostenute o la percentuale svolta di una determinata attività.

Un esempio concreto

Il mio database dedicato alle letture effettuate, ha un “campo” per l’Autore; uno per il Titolo del libro; un altro dove registro la Data di inizio della lettura e quella di fine; uno che mi serve per sapere se di quel libro ho creato una Scheda di lettura e un altro per sapere se ne ho scritto una Recensione. 

Infine un “campo” è dedicato agli eventuali Allegati (link alle recensioni o alle scansioni delle Schede di lettura cartacee, quando esse non sono direttamente memorizzate all’interno delle scheda, nello spazio/pagina di cui ho detto in precedenza).

A fine tabella tengo automaticamente monitorato il numero totale dei libri letti; i giorni passati dall’ultimo libro finito; la percentuale delle Schede di lettura create e delle recensioni fatte.

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